Kotiseutuarkisto ja -kokoelma
Kotiseutukokoelmasta löydät Suomussalmea käsittelevää kirjallisuutta sekä Suomussalmella syntyneiden tai asuneiden kirjoittamia kirjoja. Kotiseutukokoelmaan kerätään myös artikkelikokoelmia paikallisista kulttuurivaikuttajista, mikrofilmejä sekä aineistoa kirjailija Ilmari Kiannon elämästä ja tuotannosta. Kotiseutukokoelman aineistoa ei voi lainata kotiin, mutta sitä voi käyttää vapaasti kirjaston asiakaspalveluaikoina.
Kotiseutuarkistoon tallennetaan Suomussalmea koskevaa yksityisluontoista arkistoaineistoa ja henkistä perinnettä. Tällaista ovat mm. paikallisten yhdistysten, yritysten, kansanliikkeiden, osuuskuntien, perheiden, sukujen, talojen ja yksityishenkilöiden arkistot. Arkistoluettelo on nähtävissä arkistossa ja tietoja siitä annetaan myös puhelimitse ja sähköpostitse. Kotiseutuarkistoa tutkimaan tuleva täyttää aina tilauslomakkeen, jolla hän samalla sitoutuu olemaan käyttämättä väärin saamiaan tietoja. Arkiston aineistoa ei voi lainata kotiin ja tilatut asiakirjat toimitetaan asiakkaalle tutkimustilaan.
Kotiseutuarkistoon otetaan jatkuvasti vastaan Suomussalmea koskevaa yksityisluontoista arkistoaineistoa. Kaikista arkistoon tulevista arkistoista tehdään luovutus-/talletussopimus. Luovutettujen arkistojen hoidossa noudatetaan luovutuskirjan ehtoja ja yleisiä arkistonhoidollisia määräyksiä. Arkiston toiminta-alue on nykyinen Suomussalmen kunnan alue, mutta erityisestä syystä arkistoon voidaan ottaa myös muita alueita koskevaa aineistoa. Kotiseutuarkistoon eivät kuulu valtiolliset, kunnalliset ja kirkolliset asiakirjat. Sinne ei myöskään talleteta esimerkiksi esineitä, painotuotteita, mainoksia, esitteitä, hinnastoja eikä vanhoja tilitositteita. Talletusta kotuseutuarkistoon suositellaan vain erityisen painavasta syystä. Muussa tapauksessa suositellaan arkiston luovuttamista ja arkaluontoisten asiakirjojen osalta niiden käytön rajoittamista.
Luovutus-/talletussopimuksesa asetettuja käyttörajoituksia on ehdottomasti noudatettava. Lisäksi kotiseutuarkisto voi halutessaan erityisestä syystä itse suojata erityisen arkaluontoiseksi katsomiaan asiakirjoja, jos niiden rajoittamaton käyttö aiheuttaa selvästi haittaa niille henkilöille, joita asiakirjat koskevat, vaikkei asiakirjoja olisikaan suojattu luovutus-/talletussopimuksen nojalla. Hävitettäviksi katsotut asiakirjat luovutetaan halutessa takaisin arkiston lahjoittajalle, muussa tapauksessa ne hävitetään.
Koska kotiseutuarkisto ei varsinaisesti ole arkistonmuodostaja, ei arkistosta pidetä Arkl 8 §§ mukaista arkistonmuodostussuunnitelmaa. HeTiL 10 § mukaista rekisteriselostetta pidetään niistä arkistoista, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tämä rekisteriseloste on julkinen, mutta sitä ei arkistolaitokselta saadun suosituksen mukana julkaista, vaan pidetään nähtävillä arkistossa. Arkistotilaan on pääsy ainoastaan arkistosta vastaavilla henkilöillä ja arkistotila pidetään aina lukittuna.